Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела, задания.
В контроле выделяются два аспекта:
- контроль по существу решения вопроса;
- контроль сроков исполнения задания.
Контроль по существу решения вопроса - это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.
Сроковый контроль - вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.
Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на карточках.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством. Например, для исполнения обращений граждан установлен срок до одного месяца со дня поступления, а для обращений граждан, не требующих дополнительного изучения, — 15 дней.
В Приложении 10 к ГС ДОУ дан Перечень типовых сроков исполнения документов. Им нужно пользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству организации.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.
В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому пункту.
На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.
На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу ставится отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель - напоминание исполнителю о том, что документ контролируется.
Второй этап - проверка хода исполнения раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.
Все перемещения документа должны идти только через секретаря.
Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и/или кор-респонденту дан ответ по существу.
Третий этап - снятие документа или задания с контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
На обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.
Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа.