В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:
- в федеральных органах исполнительной власти — управление делами;
- на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;
- в органах местного самоуправления - общий отдел.
Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:
- секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;
- инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
- секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;
- канцелярия, в состав которой входят:
- экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;
- бюро правительственной переписки — этот участок работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;
- бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;
- группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;
- машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача — создание документов;
- копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;
- телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;
- отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;
- центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.
В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел - это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.
Протокольный отдел выполняет следующие функции:
- подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
- анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;
- прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;
- организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.
Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:
- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
- подготовку обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;
- формирование и хранение дел по обращениям;
- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
- организацию приема граждан по личным вопросам руководством.
В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.
Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.