Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяется ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12) и регистрационных карточках.
Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает:
01 - индекс структурного подразделения;
05 - номер дела по номенклатуре;
89 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.
В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.
Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.
Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.
Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.
К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).
Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 01, с 01 января до 31 декабря каждого года включительно.