Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:
- составление чернового документа;
- подготовка проекта документа;
- его согласование (визирование);
- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);
- отправка документа адресату;
- подшивка копии-отпуска в дело.
Работа с исходящими документами производится по схеме, представленной в примере
Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.
После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.
Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю.
После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.