Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел оставляет лист-заместитель
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов
Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, у кого они находятся. После возврата дела карта- заместитель изымается, дело ставят на место.
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.