Оформление дел
Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).
С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.
Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем государственного архива.
Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.
1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.
2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.
3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:
- уточнить наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним;
- уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома;
- указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;
- указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.
5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».
Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.
Составление описей
В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности».
Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа.
Опись - это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.
Опись состоит из:
- титульного листа;
- описательной статьи;
- справочного аппарата.
Описательная статья содержит:
- порядковые номера дел по описи;
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
- дату или крайние даты дела;
- количество листов в деле;
- примечания.
Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, готовят 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении организации.
Другие организации готовят 3 экземпляра описи для Госархива.
Перед внесением заголовков дел в опись проверяются:
- качество формирования и оформления дел;
- соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.
При просмотре дел проверяются:
- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
- качество подшивки или переплета дел;
- правильность нумерации листов дела;
- наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи;
- правильность оформления обложки дела;
- наличие и правильность заверительной надписи дела.
Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.
При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
Опись дел структурного подразделения:
- подписывается составителем с указанием его должности;
- рассматривается и одобряется ЭК;
- утверждается руководителем.
Опись продолжается с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет до тех пор, пока количество внесенных в нее дел не достигнет тысячи томов. Тогда заводят последующую опись № 2 с самостоятельной нумерацией.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. По истечении срока их хранения готовится акт об уничтожении.
Дела временного хранения передают в ведомственный архив по решению руководства в исключительных случаях.