В структурных подразделениях руководители должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей, осуществлять контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
Руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Документы, полученные для согласования, рассматривают в первую очередь.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день. Срочные документы передают для исполнения немедленно. Исполнение документа включает:
- сбор и обработку информации;
- подготовку проекта документа;
- оформление;
- согласование;
- представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений;
- подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. Если нужно, готовит список на рассылку документа в организации.
Если нет необходимости составлять дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры и т.д., подготавливая таким образом окончательное решение к намеченной дате.
Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).
Ответственный за исполнение документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.