В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:
- специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значительном объеме документооборота);
- сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;
- секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.
При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.
Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Вскрывается почти вся корреспонденция.
Не вскрываются:
- конверты с надписью «лично»;
- документы, адресованные общественным организациям;
- упаковки, содержащие документы на машинных носителях.
На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.
Определяется необходимость сохранения упаковки.
Конверты сохраняют в случаях, если:
- получена доплатная корреспонденция;
- адрес отправителя написан только на конверте;
- дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.
Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.
Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя (пример 3).
Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов.
При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.
1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17).
После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.
2.Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие
резолюции руководства.
Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
3.Документы, не требующие регистрации.
Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.
4.Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).
5.Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.
Схема работы с входящими документами приведена в примере 4.