Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).
С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, у кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.
При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрикам). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), по структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики - наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики - определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов.
В момент регистрации надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).
Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.
Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использовании САДД.
В САДД поиск документов может осуществляться:
- по значению и сочетанию любых реквизитов РК;
- по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);
- для целых групп документов за определенный период времени.
При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.
Кроме того, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.